Siirry sisältöön
Matkailijoille(siirryt toiseen palveluun)
Haku Matkailijoille(siirryt toiseen palveluun)

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 § mukaisesti asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus 

Kemiönsaaren kunta on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kuntalaiset ja muut asianosaiset voivat kohdistaa paremmin tietopyyntönsä (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §).    

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Kemiönsaaren kunnan asioiden ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä on mainittu esimerkkeinä hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietojärjestelmistä tai arkistoista. Asiakirjajulkisuuskuvauksesta ilmenee myös, onko tietoaineisto saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisua kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä. 

Kemiönsaaren kunnan asiarekisteri ja tiedonhallinta 

Kemiönsaaren kunnan asiarekisteri on kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot (metatieto kuvaa asiakirjan rakenteen, kontekstin ja suhteet muihin asiakirjoihin; se mahdollistaa haun, paikallistamisen ja tunnistamisen). Asiarekisterissä on vireille tulleet asiat, näiden käsittelyvaiheet ja niihin liittyvät asiakirjat. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja on Kemiönsaaren kunnan asianhallintajärjestelmässä, operatiivisissa tietojärjestelmissä sekä paperisina asiakirjoina.

Tietopyynnöt 

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Viranomaisen asiakirjana ei kuitenkaan pidetä seuraavia: 

Kemiönsaaren kunnan asiakirjoja koskevat tietopyynnöt lähetetään kirjaamon sähköpostiosoitteeseen kimitoon(at)kimitoon.fi, mistä ne toimitetaan eteenpäin. Asiakirjan tyypin perusteella kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu.  

Tietopyyntö julkisesta asiakirjasta 

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti niin, että siitä käy ilmi mitä asiakirjaa pyyntö koskee ja jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse.  

Tietopyyntö salassa pidettävästä asiakirjasta

Salassa pidettävä asiakirja voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin. Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus, ja hänen on pystyttävä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö tehdään kirjallisesti tietopyyntölomakkeella, jossa on tietojen pyytäjän omakätinen allekirjoitus. Tietopyyntölomakkeen saa Kemiönsaaren kunnan kirjaamosta, kimitoon(at)kimitoon.fi. 

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat 

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän vaativan asian käsittelyaika on kuukausi tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.  

Kemiönsaaren kunnan tietovarannot 

Tietovaranto on viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävä kokonaisuus. Tietoaineisto puolestaan on asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuva, tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvä tietokokonaisuus. Kemiönsaaren kunnan tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä.  

Fyysiset tietovarannot (arkistot)  

Arkiston käsitteellä tarkoitetaan tilaa ja järjestelmää, jossa asiakirjaryhmät ja aineistot tallennetaan ja niitä hallinnoidaan. Kemiönsaaren kunnan arkistot koostuvat pitkään ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja sisältävistä päätearkistosta ja toimialojen lähiarkistoista. Päätearkistossa säilytetään myös lakkautettujen kuntien (Dragsfjärd, Kemiö ja Västanfjärd) asiakirja-aineistoja.  

Loogiset tietovarannot (rekisterit)  

Rekisteri tarkoittaa rekisteröityjen henkilötiedoista koostuvaa tietojoukkoa, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein. Tietojoukko voi olla keskitetty, hajautettu, toiminnallisin tai maantieteellisin perustein jaettu. Käytännössä rekisteri voi siis koostua yhdestä tai useammasta eri paikoissa sijaitsevasta tietolähteestä.    Loogisen rekisterin käsite tarkoittaa sitä, että samaan käyttötarkoitukseen kerätyt henkilötiedot kuuluvat samaan henkilörekisteriin. Yhteen rekisteriin voi sisältyä monenlaisia ylläpitotapoja tai järjestelmiä sekä manuaalisia asiakirjoja, jotka kaikki liittyvät samaan tietojen käsittelytarkoitukseen. Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jonka tietoja rekisterissä käsitellään. Se on rekisterin mukaisesti esimerkiksi asiakas, kuten kuntalainen tai esimerkiksi organisaation työntekijä tai yhteistyökumppani.

Toimialakohtainen kuvaus tietovarannoista

Kemiönsaaren kunta hallinnoi yhteensä noin 30:tä henkilörekisteriä, joista keskeisimmät on kuvattu alla toimialoittain. Kuvauksessa on myös tiivistelmä rekisterien käyttötarkoituksesta ja rekisterien hallintaan käytettävistä tietojärjestelmistä. 

Hallinto ja talous  

Kunnan hallintoon sisältyy eri toimialojen asiakirjahallintaan sekä ohjaamiseen ja kunnan toiminnan tukipalveluihin (mm. IT-palvelut, henkilöstöhallinto ja taloushallinto) liittyviä tehtäviä. 

Hallinnon ja talouden tuottamista asiakirjoista keskeisimmät ovat mm.  

Hallinnon ja talouden käyttämiä tietojärjestelmiä ovat mm. 

Esimerkkejä tietojärjestelmien hakutekijöistä ovat nimi, henkilötunnus, diaarinumero ja asiatunnus. 

Tietoaineistojen saatavuus teknisen rajapinnan avulla on mm.: 

Hallinnon ja talouden käytössä olevien rekisterien käyttötarkoituksena on mm. asiakirjojen rekisteröiminen, palvelus- ja virkasuhteiden hoitaminen ja kunnan talousasioiden hoitaminen.  

Hallinnon ja talouden käyttämiä rekistereitä ovat mm. 

Sivua täydennetään.

Yhteystiedot